Forretningsgang for bevillinger

Formål med ordningen.
Ideen er at beboerne repræsenteret ved bebeoerrådet får medindflydelse på hvorledes en del af pengene anvendes. Dette lægger op til ansvarlighed i forbindelse med administrationen af denne ordning fra beboerrådets side. Derfor bør der altid være en seriøs drøftelse af de forslag der modtages i forbindelse med ansøgning om penge. Der bør huskes på at det er beboernes penge der forvaltes.
Hvornår kan der bevilges i et regnskabsår?
Bør ske løbende.
Ansøgning om Bill Boards (Reklameskiltene der er sat op hegnet til fodboldsbanen ud til Røde Mellemvej.) penge slås op for beboerne mindst én gang årligt, så der reklameres for ordningen.
Hvad skal der bevilges til?
Alle bevillinger, der i en eller anden form indgår i KF's regnskab skal ansøges af KF-bestyrelsen.
Der tildeles ikke bevillinger til vedligeholdelse eller som støtte til drift af foretagende i KF-regi.
Bevillinger skal så vidt muligt fortrinsvis være ekstraordinære, dvs. de skal støtte ekstraordinære tiltag, der enten a) gavner på bevillingstidspunktet (kort sigt) eller b) moderniserer/forbedrer nogle forhold på kollegiet (langt sigt) - begge dele til gavn for kollegiets beboere.
Åbenhed og information.
Beboerne, hvis penge der forvaltes, bør have mulighed for dels at få information omkring ordningen. Eksempelvis på hjemmesiden, i Kollegianeren eller ved opslag.
Alle ansøgninger og afgørelser bør gemmes i en mappe til formålet. Denne mappe bør enhver beboer på Grønjordskollegiet kunne få adgang til.
Forretningsgang:
§1 Beboerrådet skal mindst 5 dage før det beboermøde, hvor ansøgningen ønskes behandlet, modtage en skriftlig ansøgning.
§2 Ansøgninger behandles på lukkede beboerrådsmøder
§3. Afstemning sker ved simpelt flertal.
§4 Svar på en ansøgninger gives skriftlig og med en begrundelse for afslaget/eller bevillingen.
§5 Bevillinger gives som et fast beløb, eller med et maksimum beløb. Udbetaling sker kun mod specificeret dokumentation. 
§6 Efterbevilling kan foretages ekstraordinært.
§7 For den del af bevillingsrammen, der ikke stammer fra "Bill-bords pengene", må de ikke anvendes til formål, der skaber formueforøgelse for private el. organisationer.
§8 Forretningsgangen kan kun ændres af Grønjordskollegiets bestyrelse.
Retningslinier for behandling af ansøgninger:
1. Målgruppen. - Hvor mange beboere får gavn af bevillingen?
2. Berettigelse. - Hvilken begrundelse ligger til grund for ansøgningen?
3. Andre ansøgninger. - Foreligger der andre ansøgninger til grund for ansøgningen?
4. Ansvar. - Rimeligheden i at beboerrådet bevilliger penge fra kollegiets driftsbudget.